Делегиране – ползи и рискове

Делегиране – най-често цитираният от американските мениджъри проблем, след ефективната комуникация „ръководител-служител“. В България не е извършвано аналогично представително изследване.  Ако допуснем, само хипотетично, че родните мениджъри не са с по-високи управленски умения от американските, то мнозинството български мениджъри:

• не правят разлика между делегиране и разпределяне на задачи;
• не знаят кои са задачи са подходящи за делегиране и кои – „забранени“;
• не могат да дефинират ползите за мениджъра, служителя и компанията от ефективен процес на делегиране;
• не познават стъпките на този процес;
• и съответно, не умеят да делегират.

А неумелото делегиране често води до демотивиране и стрес за изпълнителя, разочарование и загуба на ценно време за делегиращия, понижен общ резултат на отдела (компанията).

Определение за делегиране:

В бизнес аспект, делегирането е възлагането на задача, извън обичайните за съответния служител, в едно с необходимите правомощия за изпълнението й.  Приключването на задачата слага край на правомощията.

Защо мениджърите не делегират

Причините, които посочват мениджърите, могат да бъдат групирани в 4 категории:

1. недостатъчно време за ефективно делегиране;
2. недостатъчни умения у служителите;
3. служителите не могат да работят без надзор;
4. демотивирани и очевидно недооценени служители (не по вина на делегиращия).

Обективно, причините или „оправданията“, както ние в Академия за лидери ™ предпочитаме да ги наричаме, отразяват факта, че делегирането не е нито елементарна, нито безрискова дейност.  Коректно е да разглеждаме горепосочените 4 категории причини като бариери пред ефективното делегиране.

Недостатъчното време за ефективно делегиране е най-честата бариера, и обикновено, най-трудната за преодоляване.  Видно е, че изборът на задача за делегиране, на служител,  инструктирането, системният мониторинг на изпълнението изискват време от настоящето и от близкото бъдеще.  Невидим е дългосрочният ефект от ефективното делегиране: спестеното време на мениджъра, разгърнатия потенциал на служителя и повишената екипна ефективност.  На практика, спешността на текущите оперативни задачи обвива в мрак бъдещите ползи от делегирането.  И у претоварените мениджъри възниква въпросът:

– Защо да делегирам?

Ползите от ефективното делегиране са в три направления.

Първо, за мениджъра; инвестираното днес време в ефективно делегиране се отплаща в освободено време в недалечно бъдеще.  Това време се посвещава на по-значими от делегираната задача дейности.  Чрез делегирането се повишава продуктивността и на мениджъра, и на делегирания.  Делегирането създава по-компетентни и по-ангажирани служители, които при успешно изпълнение на поставените им задачи увеличават своите увереност, удовлетворение и принос за успеха на отдела (увеличава се и стойността на мениджъра в очите на висшестоящите).  В частност, при отсъствие на мениджъра по болест, отпуск, продължителни командировки, неколкократно делегираните  могат да го/я покриват по-дълго време, без работата да пострада.  Общата ефективност на екипа се повишава в следствие на делегирането.

Второ, за делегирания възникват възможности за личностно развитие, разгръщане на пълния му/ѝ потенциал.  Той/тя увеличава своя принос и роля в успеха на отдела.  Разширеното от делегирането портфолио от личностни компетенции и опит създава предпоставки за кариерно израстване.

Трето, организацията извлича ползи от:  (1) по-ефективното използване на персонала, подобрената екипа работа;  (2) задържането на по-добрите кадри, заради повишената им удовлетвореност и разгърнати умения, както и от намаляване на броя на болничните;  (3) общата ефективност на фирмата расте поради повишени стандарти и изпълнение, ускорения процес за вземане на решения и нови подходи към проблемите.

Вместо обобщение, инвестицията в развиване на уменията да делегираме до майсторско ниво се отплаща многократно, като ползите са за делегиращия, делегирания и организацията.

П.П.

Веднъж годишно Академия за лидери ™ организира открит семинар на тема „Делегиране“.

Вътрешнофирмените тренинги се договарят по удобство на страните.